Padlet, Trello und Kriterien für Tools

Padlet, Trello und Kriterien für Tools

Viele Leute benötigen eine Möglichkeit, Informationen, Notizen oder Medien mit einer Gruppe auszutauschen. Sei es als Team in der Softwareentwicklung, als Lehrer zum Sammeln von Unterrichtsmitteln, als Grafiker für die Diskussion von Ideen mit Kollegen, und und und. Was mich zu diesem Post bewegt hat, war eine signifikante Erhöhung des Twitter-Traffics mit dem Tenor «Padlet kostet jetzt Geld. AAhhhhh!»» (Musik aus Psycho einspielen). Ich wurde neugierig: Padlet? Nie gehört. Offensichtlich hat jede Filterblase ihre Lieblingstools. Nach kurzer Recherche stellte sich raus, dass ich ein ähnliches Tool seit 2011 nutze: Trello. Und dass es einen ganzen Zoo an solcher Software gibt, die eine virtuelle Wand mit Notizen in verschiedenen Medientypen zur Verfügung stellen.

Stimme im Hinterkopf: «Perfekt, dann ist ja alles in Ordnung. Ende Blogpost, Wochenende». ;-)

Nicht ganz …

Sticky Notes und der Hauptsatz der Thermodynamik

Es ist klar, dass eigentlich jeder ein Werkzeug benötigt, um im Internet gefundene Informationen, eigene Notizen und die ganze digitale Zettelwirtschaft zu verwalten. Schließlich nimmt (siehe Abschnittstitel) die Entropie immer mehr zu, was sich meist mit einem Blick auf meinen Schreibtisch empirisch bestätigen lässt. Organisation und Kategorisierung tut also Not. Dazu kommt, dass der Mensch nun in den allermeisten Fällen nicht allein lebt und arbeitet. Sei es im Team, innerhalb der Familie oder für den Unterricht oder die Theatergruppe: die Notizen müssen ausgetauscht oder gemeinsam bearbeitet werden. Informationen zu den Notizen und Medien wären gut und natürlich sollte die Menge der Autoren eingeschränkt werden können, um Layout und Inhalte halbwegs stabil zu halten. Oder wie es @herr_mess so treffend formulierte:

Die Datei sah daher nach nur zwei Tagen aus, als hätte man eine Bande Vierjähriger darauf losgelassen.

Einer der Gründe für diesen Post war neben der Fortführung meines Artikel zum Thema API eben viele Tweets von Lehrerinnen und Lehrern, die jetzt eine Alternative für Padlet suchen, weil sich das Preismodell der Software geändert hat. Die generelle Funktionsweise ist (siehe Anforderungen oben) aber nicht so speziell, als dass sich da keine Alternativen finden ließen. Es gibt auch bereits eine ganze Reihe von Blogposts, die solche Alternativen vorschlagen, stellvertretend hier nur mal «6 Alternatives to Padlet».

Was mir allerdings auffiel: nahezu niemand aus der Edtech/Bildungs-Ecke nannte oder kannte Trello, das von mir für diesen Zweck genutzte Tool. Und nahezu niemand aus der IT/Software-Ecke nannte oder kannte auf Twitter Padlet. Schon faszinierend…

Vorab: für alle Nicht-Pädagogen unter den Lesern: es gibt zwei Abkürzungen, die ich sehr schnell aus dem #Twitterlehrerzimmer übernommen habe (tippen Sie das jeweils drei Mal, dann wissen Sie, warum):

  • LuL = Lehrerinnen und Lehrer
  • SuS = Schülerinnen und Schüler

Der berühmt-berüchtigte «Use Case»

Bevor es weiter geht, muss vorab geklärt werden, welchen Einsatzzweck ich mit einem solchen Werkzeug verfolgen möchte. Im Bereich der Bildung erkenne ich für mich zwei gegensätzliche Einsatzzwecke, die hier von vielen LuL nur mit dem gleichen Werkzeug behandelt werden:

  • das Sammeln und gemeinsame Evaluieren von Ideen, Notizen, Online-Resourcen und der Einsatz als persönliches Lern-Management-System
  • der Einsatz im Unterricht zusammen mit SuS (richtig geraten, so wird «Schülerinnen und Schülern» abgekürzt) im schulischen Netzwerk

Das sind aus IT- und Datenschutzsicht zwei völlig verschiedene Baustellen. Ich beschränke mich hier auf den ersten Punkt, also die gemeinsame Arbeit von erwachsenen Personen zu beruflichen und persönlichen Bildungszwecken im Netz. Für den zweiten Punkt sehe ich derzeit überhaupt keine «Killer-App», die die entsprechenden Anforderungen voll erfüllt. Denken Sie einfach das Wort mit fünf Buchstaben, das mit «D» beginnt ;-). Aber das ist ein Thema für einen anderen Blog-Post …

Bleiben wir daher beim ersten Punkt: einem gemeinsam nutzbaren «Web-Whiteboards» mit Karten/Zetteln für einzelne Notizen. Warum also sind viele Leute aus meiner Branche so von Trello begeistert, während ich aus der LuL-Ecke Statements wie «Trello ist ein abgespecktes Kanban« gelesen habe? So gesehen ist Excel auch nur «ein Rechenblatt mit Spalten und Zeilen». Warum bin ich also von Trello nach wie vor überzeugt?

Trello sieht auf den ersten Blick tatsächlich wie eine Art von Kanban-Board aus. Dem ist aber nicht so und die Ähnlichkeit kommt daher, dass eine Kanban-Tafel selbst aus den Kanban-Karten in einer einfach erfassbaren Anordnung hervorging. Eben so wie im letzten Absatz geschrieben Excel auch nur «Spalten und Zeilen» ist, es damit aber eine größtmögliche Flexibilität bietet, besteht ein Board bei Trello auch aus einer oder mehreren Listen, auf denen eine oder mehrere Karten angeordnet werden können. Was ich aus diesem Grundmaterial mache, ist nur durch meine Kreativität begrenzt. Einen guten Überblick bietet der Artikel von Joel Spolsky, «How Trello ist different». Es gibt ja auch Leute, die lassen in Excel einen Drahtgitter-Würfel rotieren.

Beispiel für ein Trello-Board

Falls Sie eine kleine Galerie von möglichen Einsatz-Szenarien sehen wollen, hier ist der Link dazu.

Disclaimer: nein, ich bekomme nichts von Trello (bzw. Atlassian, der Eigentümer-Firma) und habe auch keine Verbindung zu jemand aus dem Unternehmen. Ich bin nur ein zufriedener Benutzer und möchte anhand dieses Beispiels einige Kriterien aufzeigen, nach denen ich Werkzeuge aussuche, mit denen ich arbeite.

Preismodell

Wenn jemand Software entwickelt, dann kann das aus mehreren Gründen geschehen. Sei es, um ein firmeninternes Problem zu lösen, an einem Open Source-Projekt mitzuarbeiten oder um davon leben zu können. Viele Projekte, die relativ klein gestartet sind, wurden vom Erfolg überrascht und mussten dann ihre Planung anpassen. Dazu kann es auch gehören, ein bisher freies Angebot in einem sogenannten «freemium» Service umzuwandeln. Das bedeutet, dass Basisfunktion der Software kostenlos verfügbar bleiben, während bestimmte Funktion nur für kostenpflichtige Nutzerkonten verfügbar sind. Diese Änderung des Funktionsumfangs der kostenlosen Version bei Padlet ist es ja, die viele LuL jetzt dazu bringt, sich nach Alternativen umzusehen. Bei Trello finde ich den Kompromiss zwischen kostenlos nutzbarer und bezahlter Version gut ausbalanciert. Ich kann problemlos mit der freien Version arbeiten (und ich habe Trello bis jetzt in mehr als 6 Jahre professionell genutzt). Für LuL sind die kostenpflichtigen Erweiterungen IMHO nicht notwendig, einen Vergleich der Modelle gibt es hier.

Wenn ich andere Alternativen zu Padlet (z.B. aus dem Artikel «6 Alternatives to Padlet») ansehe, wo die Suche bei manchen Tools nur in der bezahlten Version zur Verfügung steht, macht der Einsatz solcher Software keinen Sinn mehr.

Datenportabilität

Wenn ich Informationen für die spätere Verwendung in Beruf, Unterricht oder zum persönlichen Lernen sammle, bin ich darauf angewiesen, diese Daten längerfristig verfügbar zu haben. Da ich die genutzte Software in den wenigsten Fällen selbst geschrieben habe, der Hersteller der Software aber verschwinden kann, die Softwarenutzung zu teuer wird oder der Funktionsumfang nicht mehr ausreicht, muss ich Daten auch problemlos aus dem System wieder herausbekommen. Gerade bei einer großen Zahl von gespeicherten Datensätzen oder Notizen will ich das auch gefiltert tun können. In meinem «Für später-Archiv» (Pocket) habe ich beispielsweise mehrere Zehntausend Links gespeichert und kategorisiert. Ohne eine Export-Funktion wäre ich hier verloren. Viele dieser virtuellen Notizzettel-Wände bieten aber nur einen Export als PDF an oder ein anderes, für die Portierung von Daten ungeeignetes Format.

Daher ist eines der Kriterien für mich immer entweder das Vorhandensein einer einfach nutzbaren API oder der Import und Export von Daten in einem Standardformat, bei dem keine Informationen verloren gehen. So kann ich bei Trello beispielsweise ganz einfach einen einzelnen Datensatz (der hier «Karte» heisst), als JSON-Datei mit allen Metadaten exportieren. Wenn Trello also irgendwann eingestellt wird, verliere ich keine Information und muss auch nicht mühevoll erst ein PDF nach Text durchsuchen.

JSON-Export in Trello

Zusätzlich gibt es eine sehr gut dokumentierte REST-API, so dass ich ohne Probleme automatisiert durch Tausende Karten pflügen kann (und mir so so z.B. im Beruf einen Excel-nach-Trello Konverter gebaut habe).

Viele Leser werden das auch beispielsweise von Blog-Software wie WordPress kennen, bei der ebenfalls ein Export des kompletten Blogs oder einzelner Artikel über eine XML-Datei möglich ist, in der alle Informationen enthalten sind, so dass ein «Umzug» zu einer anderen Blog-Software nur einen Konverter benötigt.

«Aber Padlet hat doch auch eine Exportfunktion!» höre ich Sie jetzt einwenden. «Sogar als Excel-Datei!» Ja, das stimmt. Aber (und Padlet ist hier wesentlich weiter als fast alle anderen Tools in diesem Bereich) ich denke, es ist wichtig, den Einsatzzweck eines solchen Exports (z.B. für einen Systemwechsel) zu kennen und nicht von sich als menschlichen Benutzer auszugehen. Ein solcher Export ist in fast allen Fällen dafür gedacht, automatisiert weiter verarbeitet zu werden. Da ist ein Export als Excel-Datei (oder CSV) nicht die ideale Lösung, abgesehen davon, dass bei Padlet beispielsweise keine Metadaten oder Aktivitäten mit exportiert werden. Bei Trello kann ich eine Karte oder ein ganzes «Board» aus mehreren Listen mit Karten als JSON exportieren, ein Format, das sich als universelles Datenaustauschformat im Web durchgesetzt hat und von praktisch jeder Programmiersprache und Tausenden von Tools verarbeitet werden kann.

Metadaten

Wenn ich Notizen oder Informationen aus dem Internet zusammen mit anderen Leuten teilen, begutachten, bearbeiten möchte, dann brauche ich die Möglichkeit, zu den einzelnen Elementen Kommentare zu erstellen, eine Kategorisierung vorzunehmen oder auch einzelne Punkte als Checkliste aufzuführen. Unter Umständen habe ich zu einer Notiz weitere Links oder Beziehungen zu anderen Karten. All das sind Daten zu meiner ursprünglichen Notiz, also Metadaten. Diese Funktionalität habe ich in Padlet nicht gefunden. So kann ich beispielsweise

  • Kommentare zu einer Notizkarte hinzufügen
  • Karten untereinander verlinken
  • URLs zu einer Karte als Kommentar hinzufügen
  • Per Mail direkt einen Kommentar zu einer Karte mailen
  • Ein Fälligkeitsdatum für eine Karte setzen
  • Dateien an die Karte anhängen (max. 10 MByte frei, 250 MByte bezahlt)

Gerade der letzte Punkt ist auch ein gutes Beispiel für ein sinnvoll gestaltetes «Freemium»-Modell. Will ich eine große Datei an eine Karten anhängen, benötige ich unter Umständen die bezahlte Variante von Trello. Aber will ich das überhaupt? Ist es nicht einfacher, die Datei sort liegen zu lassen, wo sie bereits liegt und einfach per URL den Link zu der Datei auf der Karte hinzu zu fügen? Dann muss ich nicht eine (sowieso nicht aktuelle) Kopie der Datei hochladen, die Daten liegen nicht auf den Trello-Servern und ich komme mit der freien Version aus.

Suchen (und auch Finden)

Für die Organisation einer persönlichen Lernmanagementsystems (was für ein Wort) oder die Zusammenarbeit ist es unerlässlich, Informationen auch wieder zu finden oder die angezeigten Notizen schnell filtern zu können.

Trello bietet zwei Möglichkeiten, die auch bei großen Boards mit Hunderten und Tausenden von Karten noch schnell arbeiten. Das eine ist ein Filter (der sich ganz einfach per Tastatur über die Taste [q] ein- und ausschalten lässt):

Filtern von Karten in Trello

Die Suche in Trello ist relativ mächtig. Ich kann nach verschiedenen Elementen suchen oder eine Freitextsuche nutzen. Auch in der kostenlosen Version kann ich Suchen speichern und später einfach wieder aufrufen. Ich muss zum Suche nicht einmal meine Hände von der Tastatur nehmen, denn mit der Taste / wir direkt das Suchfeld aktiviert. Hier nur einige Beispiele für die möglichen Suchkriterien:

  • @name – sucht nach Karten, die einem bestimmten Nutzerkonto zugewiesen sind
  • #label – sucht nach Karten mit einem bestimmten Etikett
  • board:id – sucht nach Karten in einem bestimmten Board (board:"Name des Boards" funktioniert natürlich ebenso)
  • list:name – sucht nach Karten in einer bestimmten Liste
  • has:attachments – listet nur Karten mit einem Dateianhang auf
  • due:day – sucht nach Karten, die innerhalb der nächsten 24 Stunden fällig werden. Ja, auch ein due:week, due:month und ein due:overdue, sogar ein due:14 für die nächsten 14 Tage funktionieren)
  • description: – sucht nach der Beschreibung der Karte
  • name: – sucht nach Karten mit einem bestimmten Namen

Die komplette Hilfe finden Sie hinter dem «Learn more»-Link im Suchdialog oder hier. Natürlich lassen sich die Kriterien mit einem vorangestellen - invertieren und Sie können logische Operatoren wie and oder or benutzen …

Tastatur-Unterstützung

Ich verbringe beruflich (und privat) viel Zeit vor einer Tastatur. Wenn mich ein Werkzeug überzeugen soll, dann muss es möglich sein, die Arbeit damit auch ohne die Maus zu erledigen. Einige selten genutzte Funktionen können durchaus eine Mausbedienung erfordern, aber elementare Aufgaben müssen sich erledigen lassen, ohne die Finger von der Tastatur zu nehmen.

Hinweis für die Windows-Benutzer unter den Lesern: kennen Sie alle Funktionen, die Sie per Tastatur über die Taste mit dem Windows-Logo aufrufen können? Ich kenne Leute, die haben jahrelang mit Windows gearbeitet, ohne davon zu erfahren. Eine Übersicht finden Sie beispielsweise hier bei techrepublic.

Auch da punktet Trello bei der Bedienbarkeit (es gibt auch Leute, die können nur mit einer Tastatur oder einem Tastaturersatz arbeiten, für die fallen Anwendungen aus, die sich nicht per Tastenkombinationen bedienen lassen). Drücken Sie einfach in Trello die Taste [?], um jederzeit eine Liste von Tastenkombinationen aufzurufen. Oder Sie nutzen die Online-Hilfe von Trello.

Ein Beispiel: Sie stehen in irgendeiner Liste mir Karten und wollen an der dritten Stelle eine Karte einfügen.

  1. Drücken Sie [N], das erzeugt eine neue Karte unter der aktuellen Karte
  2. Geben Sie ^3 ein, (Trello zeigt einen Dialog, ob die Karte an Position 3 verschoben werden soll)
  3. Drücken Sie [Enter]
  4. Geben Sie den Namen der Karte ein und drücken Sie [Enter]

Fertig. Keine Mausaktion notwendig…

Praxisorientierte Funktionen

Wenn Sie eine Grafikdatei an eine Karte anhängen, wird diese zusätzlich zum Namen der Karte angezeigt. Es gibt eine ganze Reihe von Medienagenturen, die so z.B. die Content-Planung für Webseiten oder Bannerkampagnen verwalten. Sie können damit aber auch die Sammler-Loks in Ihrem Modelleisenbahn-Club verwalten und diskutieren. Wichtig ist, dass ich diese Möglichkeit habe, aber bei Bedarf auch mit rein textorientierten Karten arbeiten kann. Und natürlich gibt es beim Anhang auch die Links für «Make Cover» und «Remove Cover», um das wieder nachträglich umzustellen.

Jede Karte in Trello hat ihre eigene Mailadresse. Bin ich also irgendwo unterwegs und habe nur ein Mailprogramm, dann kann ich einfach eine Mail an eine Karte in einem Trello-Board senden und diese wird als Kommentar eingetragen. Ich kann eine Mailadresse für ein Board einrichten und so problemlos Feedback sammeln.

Es gibt ein Voting-System für Karten, so dass Abstimmungen keine externen Tools erfordern, um beispielsweise Entscheidungen über ein Fotos in einer Liste zu treffen.

Gerade diese weniger an optischen Gimmicks als am täglichen Arbeitsablauf ausgerichteten Funktionen sind es, auf die Sie bei der Auswahl einer Werkzeugs achten sollten. Hier ist auch Beschäftigung und tatsächliches Evaluieren einer Anwendung mit Einsatzfällen aus der Praxis notwendig. Was für eine Nutzerin passt, muss für den Workflow der nächsten nicht unbedingt die gewünschte Lösung sein, daher hilft an dieser Stelle nur Ausprobieren. Oft merke ich erst nach einiger Zeit, warum bestimmte Funktionen oder Optionen eines Tools so sind, wie sie sind, weil sich Leute mit mehr Erfahrung in diesem Problemfeld lange mit der Implementierung beschäftigt haben.

Eine API

Es gibt eine ganze Reihe von Webanwendungen aus diesem Anwendungsumfeld, die schöne Benutzeroberfläche haben oder intuitiv bedienbar sind. Was diesen Anwendungen dann aber fehlt, ist genau das, was eine professionelle Nutzung oder das «Mitwachsen» der Anwendung mit den eigenen Kenntnissen und Anforderungen erst möglich macht: eine API.

Erst damit ist eine Integration anderer Anwendungen in Trello oder die Integration von Trello in andere Anwendungen möglich. Über eine API kann ich «von außen» Daten abfragen, neue Elemente erzeugen und andere Dinge tun. Damit kann ich beispielsweise für alle Leute, die eben nicht über einen Browser mit Trello arbeiten, eine Suche über die Kommandozeile ermöglichen oder einen Konverter bauen. Ich könnte sogar meine Content-Planung in Trello machen und mir daraus Dateien für mein Blog erzeugen lassen, die dann veröffentlicht werden. Web-Tools wie Zapier oder If this, then that können sich so mit Trello verbinden und automatisierte Workflows erstellen.

Bei der heutigen Dynamik (auch hinsichtlich der Monetarisierung von Anwendungen) und immer komplexer werdenden Datenflüssen ist das Vorhandensein einer stabilen und gut dokumentierten API ein KO-Kriterium für die Nutzung einer Software. Sie können jetzt einwenden «ich bin Anwenderin, das brauche ich nicht» und dieser Einwand ist aus Nutzerperspektive völlig in Ordnung. In dem Moment, in dem Sie aber mit all ihren Daten umziehen müssen, aus zweihundert Notizen, die bestimmte Suchkriterien erfüllen, ein eBook für eine Fortbildung erzeugen müssen, werden auch Sie über eine API froh sein, weil sich dann ein Entwickler finden lässt, der in der Lage ist, damit Ihre Anforderung zu erfüllen. Ohne eine API haben Sie außer manueller Tipparbeit überhaupt keine Chance, massenhaft Daten zu verarbeiten.

Und ja, das mit der API meine ich ernst. Auch der von mir benutzte Editor, mit dem dieser Blogpost geschrieben wird, besitzt eine API und ist per Code automatisierbar. Das sind nahezu alle Textprogramme, die im Bereich des Schreibens von Code jeder Art eingesetzt werden. Diese API ermöglicht es mit beispielsweise, den Artikel, den ich in Markdown schreibe, jederzeit im Browser als fertig gestaltetes HTML zu sehen. Über eine API kann von meinem Rechner aus jederzeit ein PDF von der Kommandozeile aus als Fax versenden, obwohl ich gar kein Fax mehr habe.

Einen guten Artikel für Nicht-Programmierer, warum das Thema REST-API für das Web so wichtig ist, finden Sie hier.

Fazit

Ja, Padlet ist ein gutes Tool für das schnelle Erstellen von Content. Es ist aber kein Tool für das kollaborative Arbeiten an Themen oder die Zusammenarbeit in Teams. Nach eigener Aussage steht Padlet zwischen einem Whiteboard und einem einfachen Werkzeug, um Inhalte oder Schaubilder zu veröffentlichen. Es besteht aber meiner Meinung nach kein Grund, sich Sorgen zu machen, weil die weitergehende Nutzung nun Geld kostet. Da Padlet aber keine API bietet und nicht auf Datenportabilität ausgelegt ist, wird ein «Umzug» unter Umständen schwierig. Nachdem ich mich mit Padlet und seinem Bedienkonzept beschäftigt habe, bleibe ich für meine weitere Zusammenarbeit bei Trello.

Was das Thema Zusammenarbeit und schnelles Bereitstellen von Inhalten für den Einsatz im Schulbereich angeht: für das reine Bereitstellen von Inhalten, die nicht verändert werden sollen (also Padlet als Ersatz für den OHP ;-) mehr oder weniger), sollte es kein Problem sein, hier eine Alternative zu finden, die keinen externen Datenverkehr erfordert und sich auf einem Raspberry Pi innerhalb des Schulnetzes betreiben lässt. Für eine echte kollaborative Zusammenarbeit beim Recherchieren von Informationen oder dem Zusammentragen von Notizen und Resourcen durch die Schüler gibt es durch die neuen Datenschutzregelungen meiner Meinung nach aktuell überhaupt keine «schöne» Lösung, die nicht Daten auf fremden Servern verarbeitet.

Allen LuL empfehle ich, mal einen Nachmittag oder einen Abend durch die Beispiel-Boards von Trello zu gehen und mit der Anwendung auf dem Rechner oder dem Smartphone/Tablet herum zu spielen und eigene Einsatzfälle auszuprobieren. Und vielleicht können wir auf Twitter die Kriterien für die Auswahl von elementaren Tools diskutieren oder ich kann neue Meinungen und Tools kennen lernen.
Denn wie lautet der schöne Aphorismus?

Wenn Du nur einen Hammer kennst, sieht jedes Problem wie ein Nagel aus.

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