Den Maildrachen zähmen

Den Maildrachen beherrschen

Manche Blogposts sind wie die «jetzt aber endgültig letzten» Abschieds-Konzerte der Rolling Stones – alle etwa zehn Jahre kommen die wieder und wieder und man findet sie trotzdem interessant. 😄 Warum ich da heute poste? Ich habe heute bei einem Bekannten das Mail-Icon gesehen und zog eine Augenbraue hoch.

So etwas will man nicht sehen

Wenn der Postmann 784mal klingelt 😢

«Das ist meine TODO-Liste», war die entschuldigende Auskunft. Das ist auf so vielen Ebenen falsch, dass sich da eine Artikelreihe schreiben ließe. Will ich aber nicht und ich muss noch den allweihnachtlichen schlesischen Kartoffelsalat meiner Oma machen 😏 – warum schreibe ich das also dann?

Um ein paar Tipps zu geben, die mir seit Jahren helfen, den «Mailberg» nach dem (Weihnachts)-Urlaub abzuarbeiten. Diese Empfehlungen und Rezepte habe ich über die letzten Jahre im Gespräch mit Kunden, Kollegen oder im Netz gefunden. Bestimmt ist auch für Sie ein Ansatz dabei. Auf geht’s, entrümpeln Sie Ihre Mailbox!

“Quadranten”

Öffnen Sie Ihren Posteingang und bearbeiten Sie nacheinander die älteste, die jüngste, die kleinste und die größte Nachricht. Hören Sie nicht auf, bis Sie nicht alle entweder gelöscht, an jemanden delegiert oder beantwortet haben.

“Racetrack”

Stellen Sie sich eine Stoppuhr auf fünfzehn Minuten. Dann löschen bzw. archivieren Sie in dieser Zeit so viele Nachrichten, wie Sie schaffen. Weg mit dem Zeug! Was Ihnen beim Berühren der Löschtaste bzw. dem Verschieben in den “Altablage”-Ordner keine Gänsehaut über den Rücken jagt, kommt da rein. Versuchen Sie das einmal pro Woche und jagen Sie Ihren eigenen Rundenrekord.

“Der Nächste, bitte”

Sortieren Sie Ihren Posteingang nach Absendern und dann so, dass die älteste Nachricht pro Absender zuerst aufgelistet wird. Bearbeiten Sie von jedem Absender eine Nachricht und erledigen Sie diese. Hören Sie nicht auf, bis nicht diese eine Nachricht von jedem Absender im Eingang entweder abgelegt, delegiert oder beantwortet ist.

“Flaschenhals”

Suchen Sie sich jeweils die Nachricht aus dem Posteingang, die Sie am meisten nervt, die bereits am häufigsten gelesen und wieder zurückgestellt wurde und machen Sie nichts anderes, bis Sie diese beiden Nachrichten erledigt haben. Hören Sie nach diesen beiden Mails auf.

“Problem anderer Leute-Feld”

Sortieren Sie die aufsteigend nach Größe. Gehen Sie anschließend durch den Posteingang und delegieren Sie ohne Gnade und Barmherzigkeit die Nachrichten, die Sie delegieren können. Wenn es jemand anders bearbeiten kann oder gar soll, was macht die Nachricht dann immer noch in Ihrem Posteingang?

“Pareto”

20 Prozent Ihrer Nachrichten im Posteingang sind verantwortlich für 80 Prozent Ihres Erfolgs bzw. Ihrer Produktivität. Markieren Sie diese und arbeiten Sie diese bis zum Ende der Woche ab. Ignorieren Sie alle anderen Nachrichten. Am Freitag löschen Sie alle dieser Nachrichten, für die noch keine Nachfrage eingetroffen ist.

“I’ll be back”

Sortieren Sie Ihren Posteingang nach Datum, die neuesten zuerst. Nehmen Sie dann die ältere Hälfte. Falls Sie die Nachricht nicht gleich löschen können, beantworten Sie alle mit einem Hinweis, dass Sie derzeit keine Zeit haben, innerhalb von einer Woche auf diese Nachricht zu antworten. Alle Nachrichten, zu denen keine Nachfrage kommt, werden am Ende der nächsten Woche abgelegt oder delegiert.

“Monetarisierung”

Suchen Sie die fünf Nachrichten aus dem Posteingang (bzw. der letzten zwei Wochen, falls Sie auch hunderte Mail im Eingang haben), die für Sie bzw. Ihre Firma die größten wirtschaftlichen Auswirkungen haben. Bearbeiten Sie diese sofort. Solange, bis die Nachricht entweder delegiert oder abgelegt oder beantwortet wurde.

“Magenknurren”

Wir arbeiten schneller und denken besser, wenn wir hungrig sind. Eine halbe Stunde vor der Mittagspause suchen Sie die zehn neuesten Nachrichten und arbeiten diese ab. Mittagspause gibt es dann, wenn Sie diese zehn Nachrichten erledigt haben.

“I’m sorry, Dave”

Suchen Sie alle Nachrichten in Ihrem Posteingang, die Sie ehrlich mit einem “Sorry, aber Ich kann Ihnen nicht wirklich weiterhelfen” beantworten können. Tun Sie’s! Schreiben Sie eine Antwort mit genau diesem Inhalt und dann delegieren Sie die Nachricht an jemand, der es kann oder löschen die Nachricht.

Als kleines Adventsgeschenk noch der Bonus-Tipp: zählen Sie die Nachrichten in Ihrem Posteingang und berechnen Sie die “5%-Hürde”. Erledigen Sie nun jeden Tag diese Anzahl von Nachrichten in Ihrem Posteingang. Seien Sie konsequent und halten Sie durch.

Die Gretchenfrage

Ach so, Sie wollen wissen, wie viele Nachrichten ich momentan in meiner beruflichen Inbox habe?

Nicht geschwindelt, das ist echt.

Ich nutze einen für mich passenden Mix aus den Techniken oben und beherzige noch ein paar Prinzipien, die sich in erstaunlich vielen Umgebungen tatsächlich durchhalten lassen:

  • Ich lese meine Mails am Vormittag (nicht gleich zu Beginn der Arbeit, ca. eineinhalb Stunden danach), dann nach der Mittagspause und dann noch ein Check kurz vor Feierabend. That’s it.
  • Jede beantwortete Mail erzeugt mehr Mails. Ich versuche, so knapp und höflich als möglich zu antworten und vermeide «CC-Orgien» (und wenn Sie BCC nutzen, dann gibt es eine spezielle Hölle für Sie 😏).
  • Für dringende Themen rufe ich an, dann ist der Nutzen größer als der durch die erzwungenene Synchronizität erzeugte Aufwand.
  • Ich antworte im Regelfalls nicht sofort. Das ist auch der Grund, warum Amazon beispielsweise mit der Bearbeitung von Aufträgen etwas wartet. Wer kennt das nicht? «Oh Mist, das habe ich noch vergessen!» Sie würden Sich wundern, wie viele Mails sich nach einer Stunde selbst erledigen.
  • Mail, bei denen ich in CC stehe, beantworte ich nicht. Wird eine Antwort gewünscht, fragen die Leute nach und es erzieht dazu, nachzudenken, welche Adressat in welches Mailfeld muss. 😄
  • Mail, bei denen ich in CC stehe, kommen per Regel in einen eigenen Ordner und werden bei dem Turn kurz vor Feierabend durchgesehen (und da zu > 90% archiviert).
  • Wenn ich aufgrund einer Mail etwas brauche, delegiere ich die Mail und schreibe dort auch, dass ich erst dann wieder reagiere, wenn ich diese Information habe.
  • Wenn ich aufgrund einer Mail etwas tun muss, dann wird da zwingend eine Aufgabe draus. Die Mail kommt wie alle anderen in den «Gelesen» Ordner und damit raus aus der Inbox.
  • Ich weiß mittlerweile, wann ich eine Mail schreibe, wann und wie ich Instant Messaging nutze, wann ich anrufe und wann ich aufstehe und die Kollegin am Arbeitsplatz besuche (wenn die Leute im gleichen Gebäude sitzen). Diese Erfahrung spart enorm Zeit. Mail ist nicht der Hammer, bei dem alles wie ein Nagel aussieht. 😄

Mit diesen Tipps sind Sie gerüstet für den Kampf gegen den Maildrachen! Ich wünsche einen mailarmen Start ins neue Jahr!

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